AlexLa dématérialisation consiste en le fait de numériser un document afin de ne pas l’imprimer sur une feuille papier. Même si la dématérialisation est un geste professionnel pour alléger l’entreprise, cela a également un impact positif sur la planète. On vous explique pourquoi.
Immatérialité des documents : un geste pour la planète
En estime qu’entre 2010 et 2016, la consommation papier en entreprise avait baissé de 3.2% dans le monde, grâce à la dématérialisation. Un bon point, même si on peut pointer du doigt les habitudes des salariés qui ont la vie dure. Il n’est pas encore usuel, pour eux, de se passer de l’impression des documents, mais des séances de sensibilisation en milieu professionnel fleurissent un peu partout en France et l’on sent une volonté de faire un geste écoresponsable.
La dématérialisation étant une volonté portée par l’Etat, notamment, on ne peut que difficilement passer entre les mailles du filet et l’utilisation d’Internet pour les démarches, va vite devenir un réflexe pour les particuliers comme pour les entreprises. Celles-ci ont beaucoup à gagner en privilégiant cette solution, car la dématérialisation des documents permet d’utiliser moins de ressources humaines, mais également matérielles. De plus, on ne peut pas endommager ce qui est par exemple immatériel, alors qu’un document papier peut subir l’épreuve du temps, de la manipulation et être tributaire de facteurs tels que l’humidité ou l’exposition à la lumière.
Comment opter pour une dématérialisation efficace en entreprise ?
Si certaines TME vont sans doute réussir à passer le cap de la numérisation des documents, cela va se révéler plus ardu pour certaines PME et les entreprises encore plus importantes. Il faut, pour stocker les données numériques, s’équiper d’un matériel informatique conséquent. Il faut également consacrer du temps pour numériser tous les documents depuis la création de l’entreprise, faire le tri drastique des papiers qu’il n’est plus nécessaire de garder. Encore faut-il maîtriser ces données. Enfin, il faut être assez minutieux pour créer une classification permettant de retrouver en toute aisance les documents, à la minute où l’on en a besoin. La numérisation, doit permettre, à terme, à l’entreprise de gagner en efficacité, pas le contraire.
Pour autant, quels chefs d’entreprise ont le temps ou les moyens humains de procéder à l’ensemble de cette tâche, relativement énergivore ? Heureusement, ce travail de numérisation, de conservation des données peut être externalisé à des entreprises dont c’est l’activité principale. Même si les archives numériques ont maintenant autant de valeur juridique que les documents papiers, beaucoup préfèrent doubler la conservation.
Recourir à des sociétés spécialisées dans la dématérialisation
Ces enseignes spécialisées proposent ce service, mais aussi bien d’autres, en annexe. L’accès aux documents se fait en temps réel, avec un souci d’organisation qui leur vaut une réputation internationale. Pour le chef d’entreprise, passer par ces experts de l’archivage, c’est l’assurance d’un travail de professionnels, de pouvoir trouver chaque document, qu’il soit dématérialisé ou pas. Enfin, il gagne en surface utile et fait un geste écoresponsable.
L’archivage dématérialisé représente un atout considérable pour les entreprises, mais permet également de faire un geste pour le respect de l’environnement. Des entreprises spécialisées vous aident à mettre le système en place. Pourquoi ne pas en profiter ?
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